湖南文理学院仪器设备验收管理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步加强仪器设备管理，规范学校仪器设备(家具)履约验收行为，保证仪器设备采购质量，根据《湖南文理学院国有资产管理暂行办法(修订稿)》（校政字﹝2023﹞48号）等文件精神，结合学校验收工作实际，制定本办法。
第二条 验收是合同履约质量的检验，学校各部门应积极维护学校利益，切实把好验收关。凡使用学校经费采购的仪器设备(家具)都必须进行验收。
第三条 仪器设备（家具）验收必须严格遵守国家的法律法规和学校有关规定，遵循公开、公正、公平、诚信的原则，自觉接受上级机关和学校纪检监察、审计部门及师生员工的检查监督。
第二章 设备验收
第四条 通过集中采购的项目设备，设备使用部门须在合同约定的时间内督促中标人按期交付货品。如确需延期交货，供货方必须提出书面申请，由使用部门签署意见，并经使用部门分管校领导签字同意后，向资产管理与招投标处报告，经分管资产管理与招投标处的校领导同意后方可延期交货。非特殊原因原则上延期时间不允许超过1个月。超过1个月的，按照《湖南文理学院合同管理办法（修订版）》有关规定执行。
第五条 各单位或项目组利用预算内经费购置2万元以内的低值易耗品、仪器设备，由单位负责人或项目负责人自行组织验收；项目负责人利用横向经费一次性采购预算金额在2万元-10万元的仪器设备，由项目负责人会同科技与社会服务处验收。
第六条 利用学校办公设备购置专项经费一次性采购2万元（含）以下的行政办公设备，由资产管理与招投标处会同使用部门验收；利用学校办公设备购置专项经费一次性采购2万元以上的行政办公设备，由资产管理与招投标处牵头，组织财务处、审计处会同使用部门共同验收。
第七条 设备使用部门应在新设备到货之前，准备好安装场地及配套设施，并指定专人负责配合设备供应商做好现场安装调试工作，项目负责人和设备管理人员要熟悉厂商提供的技术资料，并掌握使用方法。
第八条 对于集中采购项目，项目负责人和设备管理人，应严格按供货合同进行设备初验收，验收流程及内容如下：
(一)接收设备。设备到校后，项目负责人和设备管理人员应及时接收，选择合适的存放场地，并及时向资产管理与招投标处报备。接收设备后，应检查设备外包装是否完好。如发现问题，应做好详细记录、拍照留证，及时向供货商反馈并报告资产管理与招投标处。
(二)开箱验收。设备的开箱验收由项目负责人、设备管理人员及供货商共同负责，开箱后检查仪器设备有无残损、锈蚀、碰伤等。以供货合同为依据，逐件核对到货设备的设备名称、数量、型号规格、生产厂商、出厂唯一机身号、附件情况、检查仪器说明书、操作手册、检修手册、产品合格证等资料是否齐全，并做好记录。若发现供货设备与合同不一致的，由供货商无条件予以更换。
(三)安装调试。在安装场地及配套设施满足设备要求的条件下开展安装调试工作。项目负责人和设备管理人员应要求供货商严格按照合同的约定、操作手册的规定和程序安装、调试，测试相关技术参数，并做好记录，安装调试合格后方可验收，并填写《湖南文理学院仪器设备验收申请表》(附件1)，完成初验收。若设备出现质量问题，应将详细情况书面告知供货单位和资产管理与招投标处，按供货合同有关条款办理。
贵重仪器设备，应由使用部门现场测试，出具《湖南文理学院大型仪器设备测试报告》(附件2)，若合同中有进口设备，供货商须提供进口设备免税证明和详细水单，交教务处备案。
(四)综合验收：资产管理与招投标处组织项目负责人、设备使用部门代表、财务处代表、审计处代表、纪检监察处代表、供货商代表对设备进行综合验收。验收内容包括审核初步验收材料、抽检技术参数、签署验收意见、或提出整改意见和报送《湖南文理学院仪器设备验收表（货物类）》(附件3)等材料。验收不合格应及时通知设备使用部门和供应商，办理退货或索赔手续。
第九条 验收应当依据合同规定的标准和要求进行，凡符合合同规定标准和要求的，即为验收合格。
第十条 设备验收后要按照合同约定及时向供货商支付货款。
第十一条 验收时限与责任：
(一)接收设备后，项目负责人应在5个工作日内组织初验收，填报《湖南文理学院仪器设备验收申请表》；若有异议，应在5个工作日内向资产管理与招投标处提交书面报告。
(二)初验收合格后，设备使用部门应督促供货商在5个工作日内将《湖南文理学院仪器设备验收申请表》及相关材料报送资产管理与招投标处。资产管理与招投标处在收到申报材料后，应在5个工作日内安排综合验收，填报《湖南文理学院仪器设备验收表》。
(三)仪器设备综合验收通过后，设备管理人员应及时到资产管理与招投标处办理入库、入账手续。
(四)如遇特殊情况不能按时验收的，设备使用部门应向资产管理与招投标处提交书面说明。若不作说明，设备到达10个工作日内或在合同约定验收时限内未验收或未验收便开始使用，由此产生的所有责任由项目负责人及使用单位承担。
第十二条 验收不合格设备的处理：
(一)初步验收不合格的设备，项目负责人应向资产管理与招投标处提交书面报告，由资产管理与招投标处做出认定。认定为与合同不符或不合格的设备，由设备使用部门协调做好更换、检修、退货或履行索赔手续。
(二)对于因特殊原因到货设备与合同型号参数不符的，如变更设备金额不超过合同总金额10%且设备各项参数正偏离，可由供货商提出书面申请及佐证材料，经使用部门签署意见，交使用部门分管校领导签字同意后，向资产管理与招投标处报告，经分管资产管理与招投标处的校领导同意后方可变更；如变更设备金额超过合同总金额10%或设备各项参数负偏离，不允许变更。
(三)对验收结论有异议的，应当请双方认可的检测机构进行检测，检测费由责任方支付。
第十三条 因安装场地或设备安装条件达不到既定要求等原因导致设备不能及时安装调试的，设备使用单位应向资产管理与招投标处提交书面说明，并报分管校领导同意后方可延缓安装及验收。
第十四条 在仪器设备验收过程中弄虚作假，或与供货商合谋损害学校利益的行为，由学校纪检部门按有关规定处理。
第三章 附 则
第十五条 除工程类项目外，其它项目验收参照本办法执行。
第十六条 本办法自发布之日起施行，由资产管理与招投标负责解释。
附件：
1. 湖南文理学院仪器设备验收申请表
2. 湖南文理学院大型仪器设备测试报告
3. 湖南文理学院固定资产验收表
附件1
湖南文理学院仪器设备验收申请表
湖南文理学院：(中标实施单位填，打印时请删除) 我单位 （单位名称） 为贵校 （项目名称）的中标实施单位，该项目已按合同要求于年月日建设完成并按要求进行试运行，并已由使用部门进行了初次验收， 现依据合同中验收条款规定向学校申请（首次/整改后再次）验收，并委派我单位前来办理验收相关事宜。 特此申请！ 附：法定代表人授权委托书、湖南文理学院固定资产/服务验收表 单位名称： （加盖公章） 年 月 日 |
项目负责人意见：(学校项目负责人填，打印时请删除) □经运行使用，本单位对项目进行了初次验收，达到了如下验收条件，验收合格。依据学校验收政策有关规定，申请学校二次验收:
验收条件 |
是（√）、否（×） |
采购合同（需求）、到货清单和实物三者是否相符 |
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是否按合同工期约定完成项目建设 |
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产品规格、型号是否符合合同（需求）、招标文件要求 |
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项目运行时间是否达到30日 |
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项目内容是否达到合同文件（需求）对项目的技术要求 |
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是否按合同要求提供了培训 |
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如有变更，是否按规定办理了变更手续 |
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使用部门是否进行了初次验收 |
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□经运行使用，项目存在的如下问题，已整改完毕（可另附页）: □项目尚存在如下问题，提请研究处理（可另附页）: 如需延期验收请在此说明，并附延期申请报告（需部门领导和分管校领导签字） （使用单位）项目负责人意见: 初次验收合格（或不合格）手动签名） 年 月 日 |
签收人：（使用部门填） 签收日期： 年 月 日 |
注:该表由资产管理与招投标处留存.
法定代表人授权委托书(委托代理人参加验收)
本人（姓名、职务）系（单位名称）的法定代表人，现授权（姓名、职务）为我方代理人办理中标贵单位的实施、验收工作事宜。代理人根据授权，以我方名义办理项目合同实施、验收、整改等事宜，其法律后果由我方承担。
委托期限：验收之日开始直至项目验收合格通过。
代理人无转委托权。
本授权书于年月日签字生效，特此声明。
附：法定代表人身份证复印件、委托代理人身份证复印件
单位名称（盖单位章）：
法定代表人（签 字）：
委托代理人（签字）：
日 期： 年 月 日
注:该委托书由资产管理与招投标处留存.
附件2
湖南文理学院大型仪器设备测试报告
仪器所在单位: （公章） 学院 实验室
仪器名称: 单价： 万元
测试方法：
测试步骤及结果：
测试结果分析：
单位负责人意见：
负责人签名：
测试人员签名：
测试时间： 年 月 日
附件3 湖南文理学院仪器设备验收表 |
项目名称 |
必填 |
合同号 |
必填 |
供货单位 |
必填 |
项目负责人 |
学校项目负责人（手动签名） |
联系电话 |
项目负责人电话 |
验收负责人 |
学校验收小组组长（手动签名） |
合同金额 |
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实际金额 |
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收货时间 |
年 月 日 |
一、项目清单 |
项目实施情况：根据合同约定，现有 学院(处、中心、部)的下列资产于 年 月 日到货，已安装到位，经调试，资产运行情况正常，已经使用部门初次验收合格，品牌、型号、性能、数量与合同相符，资产的各项性能满足使用要求。 |
货物名称 |
安装地点 |
使用单位 |
型号规格 |
数量 |
单价 |
金额 |
生产厂家及编号 |
管理(使用)人 |
必填 |
必须填到房屋门牌号 |
必填(保管室或实验室等) |
必填 |
必填 |
必填 |
必填 |
必填 |
使用部门管理人手动签名 |
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二、验收情况 |
验 收 情 况 |
使用单位意见：(使用部门填，意见必填：例如：数量、规格、型号与合同一致，使用正常，验收合格等，并加盖部门公章。红色字打印时请删除) |
项目负责人：（手动签名）单位负责人：（手动签名） 资产管理员：（手动签名） |
验收小组(含外聘专家）：（手动签名） |
验收意见汇总： 负责人： （签字） 年 月 日 |
纪委监察办监督人员签名： |
资产管理与招投标处意见： |
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负责人签名： （盖章） 年 月 日 |
备注：附合同，交资产验收小组查验，并由审计处审核,再交财务建账存档。 |
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说明：本表原件一份（可复印），资产管理与招投标处、财务处、使用单位各一份。
